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今更聞けないCCとBCCの違いって

1.そもそもメールの基本を知ろう

ビジネスシーンになくてはならないツールとなったのが電子メールです。メールはインターネット環境のある場所ならどこからでも世界中の人と連絡を取ることができます。電話とは違い、メールは受け取った相手のタイミングで開封してメールの内容を閲覧できるため、忙しいお得意様相手であっても時間帯などを気にせずに送信できます。またメールのなかった時代には郵送やバイク便で送らなくてはいけなかった色々な書類や資料も、メールなら添付ファイルという形で簡単に相手に確認してもらえます。送信したメールは送信済みフォルダに履歴が残るため、重要な内容のメールであれば後から見直したり、記録として残しておくことができますね。

こうしたメールの基本的なメリットゆえに、ビジネス効率の向上には必要不可欠となっています。


2.To, CC, BCC の機能の違い

メールを送信する時に悩むのが、To、Cc、BCCなどの使い分けです。この機能の違いを理解して使い分けることはビジネス関係をスムーズにするために、意外と大切だったりもします。

To・メールソフトによっては「宛先」と表示されるケースもあります。その名の通りメールを送りたい相手のメールアドレスを入力します。メールを送りたい相手が1人だけではない場合には、全員分のメールアドレスを入力する必要があります。

Ccは「カーボンコピー(Carbon Copy)」の省略です。メールの内容は宛先に送信するのと同様の内容が送られます。Ccに入力されるのは、メールを送信するメインとなる相手ではないものの、その案件に関わっている場合などに含めておくことができます。この欄に入力されるメールアドレスや相手の名前などは、宛先やCcの相手全員に公表されるので、シーンによっては注意が必要ですね。

Bccは、「ブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)」の略称です。ブラインドという言葉には「見えなくする」という意味があることからもわかるように、この欄に入力されるアドレスはToやCcの相手にはわかりません。


3.どういうシーンで使い分けるか

Ccが頻繁に使われるのは、1つのプロジェクトに数人が関わっているケースです。自分1人だけが担当するプロジェクトであれば、Toだけで大丈夫ですが複数で担当するプロジェクトであればリアルタイムで状況を共有する必要があります。Ccを使用することで、改めて社内で連絡を取り合う必要もありませんし、相手にもこの件がしっかりと社内で共有されプロジェクトが進められているというメッセージにもなります。同じようにCcに上司の名前も入れておくことで、進捗状況をメールという形で伝えることができますね。

Bccを使うケースはCcと少し違います。上述したようにBccに入れるアドレスはTo、Ccにいれる相手には知らされません。それで同じ内容のメールを何社からの取引先に一斉送信する時、メインとなる相手には知られたくない人にもメールを送る際にはBccを活用すると便利です。

この違いをしっかりと理解していないと、思ってもみないトラブルを招いてしまうこともあります。Bccに入れるべきアドレスをCcに入れてしまうと、メールアドレスや名前などの情報が洩れてしまう危険性があります。またCcに入れるべき人を入れ忘れてしまうと、知るべき情報が伝わっていない、プロジェクトの進捗状況が分らないなどのトラブルにもなってしまいます。例えToだけを使って1人にメールを送る場合であっても名前を間違ってしまったり、同姓であっても別の部署の人に送ってしまうと大切な情報、時には機密情報が漏洩していまいます。メールを送るまえには、メールの内容を確認することはもちろん、To、Cc、Bccに入力したアドレスが間違っていないかを、忘れずに確認するようにしましょう。また会社によってはメールで連絡を取る際のルールなどが決められていることもあります。事前に確認しましょう。


4.豆知識:貴社と御社の違いって

「貴社?御社?どっちがビジネスマナーとして正しいのかな?」メールを打つ時にふと疑問に思ったことはありませんか?どちらも相手の会社に対する尊敬の意味を込めた言葉です。どちらでも同じと思われるかもしれませんが、メールで使うのは貴社です。簡単に言うと、貴社は書言葉、御社は話言葉です。なぜでしょうか?貴社には同音異義語として、記者、汽車、帰社などがあるため、話言葉として使うと相手を混乱させてしまうケースもあります。そのため話言葉としては御社が使われています。

注意点も覚えておきましょう。貴社は既に敬語であるため、さらに様を付けた貴社様という表現は間違った敬語になるので注意しましょう。また会社ではなく、銀行宛へのメールでは貴社ではなく貴行、病院であれば貴院、組合であれば貴組合という具合に変化します。

基本的なことではありますが、メールを使うビジネスパーソンとしては忘れずにおさえておきましょう。

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